泉州海洋职业学院2023年迎新工作方案
为全面做好2023 级新生入学报到注册工作，确保新生报到工作平稳有序进行，特制定本方案。
一、总体思路
在学校统一领导下，组建迎新工作领导小组，统筹2023年迎新全局工作，组织协调各个工作组落实迎新各项工作安排，各工作组及有关单位应根据总体方案分工要求，细化内部分工，事事落实到人，做好过程管理和人员培训，提供最佳服务，展示学校良好形象，使正在创新的报到大厅“一站式服务”工作模式得到有效展示，确保学校迎新工作安全、有序、顺利完成。
二、迎新时间及地点
（一）线上注册时间：
1.常规线上报到时间自录取通知书发放之日至9月8日晚上24点止，线上预选宿舍根据实际缴费情况提前关闭并整理数据；
2.网址：https://xs.qzoiedu.com/xsfw/sys/yxapp/*default/index.do；
3.招生处要组织招生人员确保通知到位，让新生了解可提前线上注册缴费选宿舍及到校报到时间等入学事项。
（二）现场报到时间：
9月9日-10日（每天7:30至22:30）
（三）迎新地点
迎新大厅：图书馆一楼大厅（卧具发放由服务公司在指定地点设立发放点）
注：9月7日-9月8日8:00-22:00，迎新工作领导小组负责统筹；报到注册组负责在图书馆一楼设置迎新服务值班窗口，做好提前到校新生的服务工作，同时做好迎接提前报到新生接待方案；校内引导组负责东门、北门安排志愿者引导。
三、迎新工作领导小组
组 长：庄伟廉（总负责、总协调）
执行组长：栾璋宝
副组长：郑艳、李明灿、黄瑞梅、蔡永鸿
成 员：招生处、学生工作与发展部、教务处、党政办、财务处、校园信息化发展部、后勤处、党委宣传部、保卫部等部门负责人，各二级学院院长、书记。
迎新领导小组下设办公室，办公室设在招生处（图书馆一楼西侧）。
工作职责：负责2023年迎新全局工作；负责迎新工作方案及迎新工作支出总预算方案的拟定并报董事会、校长办公会批准执行；负责提供录取新生名单；负责与校园信息化发展部沟通并核对最终精准报到新生名单；负责牵头制定现场迎新流程及迎新系统报到环节；负责迎新各工作组的分工安排和人员培训组织工作；负责迎新前各项准备工作的检查、督促，以确保各项工作落实到位；负责迎新大厅、卧具领取等地点的选址选定；负责迎新总体工作临时协调和应急处置，提前通知安排各个二级学院负责人及其分管领导在新生报到期间下到宿舍、报到现场地及时处置报到过程中的相关问题；慰问新生，做好新生和家长暖心工作。
四、工作组分工与职责（原则上非特殊岗位不采用轮班，凡轮班岗均以1人计算，由迎新工作领导小组办公室汇总各小组含师生志愿者在内的所有人员的名单及联系方式，形成迎新工作人员完整名单，作为本方案的附件）
（一）校外接站组
组 长：林艺珊
副组长：卢允花
成 员：党政办公室全体人员、各二级学院老师7名（有新生的二级学院各安排一名教师支援）、学生志愿者40人。
注：泉州站：2名带队老师，11名学生；晋江站：2名带队老师，9名学生；晋江机场：2名带队老师和7名学生；石狮塔前汽车站：1名带队老师和4名学生；服装城汽车站：1名带队老师和4名学生。
工作任务：负责提前联系周边酒店（包括石狮市区）并提供联系方式给校内引导组，负责泉州动车站、晋江动车站、石狮塔前汽车站、服装城汽车站、晋江机场等站点的提前联系（9月7日前完成），设立“泉州海洋职业学院新生接待区”，做好各站点新生接站工作（迎新横幅、牌子、饮用水、纸杯，马甲/制服等提前准备好）；负责迎新车辆租赁、协调及现场调度（根据2022年迎新接送人数情况作为参照，结合今年招生计划投放情况调整测算租赁车辆），确定返程车辆地点，协调宣传组做好站点车辆返程广播，确保校外接送车辆的按时到位、组织有序；根据招生处提前摸排的到站时间（根据人员到达频次确定租赁和调配接送车型），负责现场调度专车接送新生到校，尽量减少学生和家长等候时长；接站过程中，需积极引导学生下载激活使用“智慧泉海”APP，引导学生回校途中尽量通过APP的“迎新服务”或“统一缴费平台”完成线上缴费，有效避免迎新大厅拥堵。
注：各个接站点的工作时间为9月9日07:30—23:00和9月10日07:30—22:30。
（二）校内引导（安全保障）组
组 长：张 君
副组长：曾繁升、苏良城、李艺鹏
成 员：学工部全体人员、保卫部全体人员、国防教育学院全体人员、志愿者75名（北门、东门车辆引导、交通疏导组30人，校园各个岗点引导组45人）
工作任务：负责提前做好迎新期间进出校线路及充分利用两个地下停车场等其他车位共 800个车位（详见附件2）的统一规划安排，小组需测算讨论，如有需要可将车辆停至东南校区现有平整场地预计有200个车位；负责做好图书馆前坪入校接待点现场布置工作（含帐篷安置，如二级学院大本营等）；负责安排各二级学院志愿服务点（如各楼栋协助新生顺利入住宿舍的志愿服务工作）；负责报到人车引导、车辆停放和安全维序工作，加强校园各岗点人员安排和动态巡查，确保新生入学报到期间引导顺利及财物人身安全；负责电瓶车租赁和现场调派（包括司机及跟车志愿者1名，并要求每辆车配备足够的备用电池，确保电量满足接送需求）；负责根据各工作组需求选拔、调配迎新工作学生志愿者并组织志愿者集体培训工作。负责做好安全应急方案，关注好天气变化，如出现学生中暑或其他紧急情况时，务必第一时间启动应急措施，保障安全和现场秩序稳定；提前测量好校内可容纳车位数量，安排好校内老师的车辆去向，腾出更多车位用于新生来车，确认好车辆进出路线；为有需求的新生家长指引校外合适的宾馆旅店用于住宿。校内引导过程中，积极引导已缴费已选宿舍的新生走快捷通道报到，到报到大厅前需积极引导学生下载激活使用“智慧泉海”APP。所有引导的老师与志愿者须非常清楚新生报到流程，新生到校都必须到相应二级学院报到注册，杜绝已选宿舍的学生未经报到直接到宿舍，造成管理疏漏。
（三）报到注册组
组 长：詹 亮
副组长：陈盛章、吴少勤、吴为灼、各相关二级学院院长
成 员：招生处全体人员、学生工作与发展部资助中心及宿舍管理负责老师、各专业二级学院负责老师2人、学生志愿者200名。
工作任务：负责做好整个报到大厅各点布局及协调安排，充分发挥图书馆致远广场作为报到拓展空间作用，避免室内高峰拥挤，按照大厅“一站式”服务的思路，做好报到大厅各报到点的布置工作（含桌椅）；负责迎新报到前的全流程测试组织工作；负责新生录取通知书查验和信息登记工作；学生工作与发展部、后勤处要做好宿舍入住的安排和协调；负责引导学生添加所学专业的交流群；做好绿色通道（经济困难等特殊学生）服务工作；负责报到大厅引导和维持现场秩序工作；协调信息化发展部提前调试报到系统，确保招生及迎新流程顺利进行;对相关人员进行培训，熟悉报到系统的流程和使用，以便现场协助和指挥，严格现场操作人员工作纪律，确保专人负责；设置现场咨询服务中心，做好现场学生报到咨询工作，如遇卧具咨询需做好卧具领用解释工作，及时提供现场各类突发状况的应急处理服务；及时统计报到情况（半日一汇报），跟踪了解未报到学生的相关情况并及时向董事会报告;负责协调各组做好工作人员（含志愿者）人数的确定，杜绝人手不够，同时也避免人员过多。在开学报到前，尽可能的多促进学生下载激活使用“智慧泉海”APP，以便用于宿舍开锁、线上缴学费等，减少现场排队压力；信息与网络组设置快捷报到点，方便已完成缴费已选宿舍学生的快速报到。
（四）财务收费组
组 长：张智斌
副组长：张英杰、郭永珍
成 员：财务资产处全体人员、志愿者10名
工作任务：负责学生学费等相关费用收取、开具票据（迎新后统一开具发放），务必确保专人负责收费系统现场操作，认真组织人员参加系统操作培训，杜绝因现场操作出现问题而影响报到；根据报到注册组的统一布局，负责财务收费现场的布置，确保缴费工作安全、顺利进行；协调信息化发展部调试财务缴费系统（提前一天到现场实地操作，确保系统正常）；负责制定缴费系统无法正常进行或出现断电、断网等特殊情况的处置预案，确保缴费现场秩序稳定；负责完成迎新系统应缴数据核对，审核相应财务流程；在开学报到前，根据学生线上缴费情况，判断现有缴费场所是否能够承载，并根据需求及时调整。
（五）专业咨询组
组 长：蔡小莲
副组长：郑玉花、廖贵强
成 员：各相关二级学院（副）院长和专业教师1名，教务处3人，校园信息化发展部1-2人。
工作任务：由教务处牵头、二级学院（副）院长及一名对专业比较熟悉的教师参加组建专业咨询小组，做好现场专业政策咨询和解答。安排专人系统内进行转专业操作，确保操作无误；联合信息部转专业模块的应用保障工作。
（六）宣传报道组
组 长：贾夏雪
副组长：屈先锋
成 员：刘诗妍、吴晓丽、陈明明、林欣、学生志愿者20名(大学生记者团)6名、广播站4 人、其他10人）
工作任务：负责全校迎新氛围整体设计和布置，至少提前两周收集各组宣传物料制作需求，制定迎新工作宣传专案；负责迎新工作证的制作、分发和回收；负责迎新工作的摄影、新生采访和宣传报道；负责各迎新报到点分布图、指引牌和各点标识牌；负责迎新现场广播，协助做好站点运送车辆返程等临时广播；负责校外媒体的联络和对接；负责校外迎新横幅等宣传物料准备。在各个点布置安插“智慧泉海”APP的下载二维码，以便于引导新生下载使用。
（七）后勤保障组
组 长：蔡芳杰
副组长：林小城
成 员：后勤处全体人员、物业公司人员、学生志愿者40名。
工作任务：负责做好校园卫生，创建干净、整洁的校园环境；做好新生入住宿舍安排和卫生清扫工作；负责根据迎新预算提前准备好迎新所需物资；负责做好迎新期间的供水、供电、餐饮、医疗保障等工作，负责督促各食堂、超市及各服务网点，切实提高服务质量和服务水平，确保质优安全、物美价廉，做到让新生满意，家长放心，社会反响好，树立学校良好形象。保障足量餐食供应；负责做好饮用水、一次性纸杯等物料保障的需求汇总、供应和及时补充工作；指导服务公司做好被褥等物料采购、储备和发放工作，落实各新生宿舍楼发放地点和操作流程，确保现场准备到位，发放秩序稳定、信息数据一致；负责设置新生宿舍报修服务点（抢修电话）、医疗救护点等后勤保障点；负责提前联系周边酒店（包括石狮市区）并提供联系方式给校内引导组，负责制作校园分布图并发布全校（重点标注超市、食堂、卫生院等）（周末迎新，必须确保医务室正常开放），提前做好现场断电的预案，协调各部门做好工作人员饮水和工作餐票的统计和发放工作；落实在系统内进行卧具发放工作，利于卧具统计工作。
（八）信息与网络组
组 长：刘曙光
副组长：林清水、黄开坪、郭艳瑜
成 员：校园信息化发展部全体成员、志愿者16名
工作任务：负责迎新工作所需的信息保障工作，确保迎新工作过程中全校网络畅通，确保迎新系统及财务收费系统在迎新期间正常运行（支持家长代缴学费实现扫码缴费）；负责提前做好系统故障处置预案；配合招生处做好报到流程与环节设置，以及流程测试工作；负责协调相关厂商根据学校的要求优化迎新系统和收费系统；负责校园号的技术运维与新生相关内容反馈；配合宣传组做好APP与校园号渠道迎新宣传工作；负责为迎新报到现场各点（迎新大厅和物资领取处）提供电脑、网络和技术支持，确保迎新过程中各项线上工作的顺利开展（提供身份证刷卡机），统筹所需的信息化设备并汇总报批；负责迎新系统培训和现场调试组织工作；负责迎新、财务、转专业等业务数据的一致性工作，确保数据实时共享；负责现场数据完整的统计和导出工作；负责各宿舍智能门锁的技术保障工作，安排专人第一时间处理门锁问题；负责一卡通系统开通、卡片制作相关事宜，负责学生远程APP开门的授权及密码初始化工作，同时将学生宿舍临时密码发给二级学院备用。协同报到注册组设置快捷报到点，方便已缴费学生快速报到。
五、报到安排
（一）正常报到流程
①入校后经引导，了解是否已完成缴费及预选宿舍，如果已完成，引导到快捷报到点，未完成缴费的引导至达报到大厅
②二级学院报到（刷身份证，办理信息登记，引导缴费）
③二级学院分配宿舍及床位（智慧泉海APP远程开授权自动下发，宿舍门锁密码备用）
④财务缴费（因特殊情况在二级学院报到点无法完成缴费）
⑤后勤领取物资（如已订购卧具前往指定地点领取）
⑥宿管处领取钥匙（仅1#、8#楼需要）
⑦入住宿舍
（二）快捷报到流程
①入校前已全额缴费并预选宿舍，入校后经引导至快捷报到点
②快捷报到点报到（刷身份证，办理信息登记）并前往二级学院报到，添加交流群
③告知已分配的宿舍（智慧泉海APP远程开门）
④卧具领取点领取物资
⑤宿管处领取钥匙（仅1#、8#楼楼需要钥匙，其他宿舍采用APP远程开门）
⑥入住宿舍
六、整体工作要求
（一）各组牵头负责人要以本方案整体工作任务要求，细化本组工作实施方案，把迎新工作做细做实，落实到人。各工作组按要求规划设计工作流程和内容，上报需求清单，于8月28日前将物资和人员需求报招生处汇总、招生处8月28日提交后勤处进行采购和联系，相关单位进行人员保障。
（二）党委宣传部根据汇总需求于9月7日下午16：00前完成宣传物料制作、安装和发放工作；后勤处根据汇总需求于9月7日前做好迎新物料采购、储备、分发准备工作。
（三）学生工作与发展部与后勤处要提前做好学生宿舍的统筹安排，并安排专人配合招生处做好二级学院报到点的宿舍安排等现场协调工作。
（四）校园信息化发展部要全力做好迎新系统的调试和预案工作，提前导入新生信息数据，信息录入以便捷高效为原则，身份信息要采用刷身份证，减少人工耗时和容易出错等问题。
（五）迎新工作领导小组应在9月7日前督促各工作组确定好工作人员并对所有工作人员进行业务培训，争取做到每一位工作人员都熟悉学生报到的常规流程及注意事项，以便对报到学生进行良好服务。要认真分析过去几年学生报到过程中发生的问题及解决措施，防止类似情况再度发生。
（六）后勤处于9月7日前完成新生入住公寓门锁、家具、家电、卫生验收及整改工作，并在报到当天设置宿舍报修处，安排专人值守报修系统做好分发报修单，及时登记、尽快解决新生入住时遇到的问题，坚决杜绝因为宿舍入住问题引起新生的不良情绪。
（七）其他各迎新工作组应在9月7日16：00 前完成本组迎新准备工作和有关站点布置工作。迎新领导小组于9月8日09：00 组织全校迎新准备工作落实情况检查并现场进行模拟演练，演练及检查重点包括但不限于学生宿舍准备情况、现场电源网络通畅情况、信息化系统的现场测试、各工作组成员对流程熟知程度等。
（八）各二级学院领导应深入所在学院新生报到点，指导报到注册工作，及时协调解决本院新生报到注册工作中出现的问题。
（九）招生工作委员会对照合作协议，依据合作班级学生到校数尽快确保是否成班，并进行相应划分，避免影响后期新生入学教育和教学工作，减少负面影响。
（十）迎新期间一切车辆从正大门（北门）入校，从东门出校。
（十一）各迎新工作组要做好特殊天气的应急准备，如雨天应急准备雨具（备足一次性雨衣3000套）、炎热天气预防中暑凉茶等，快捷报道点备好空调扇和冰块降温。
（十二）招生处提前通知学生先通过扫码下载智慧泉海APP或进入报到系统填写完善个人信息，校园信息化发展部事先协调学生工作与发展部、教务处、财务处等相关部门核对是否需要完善增减的学生信息，减少新生报到后还要收集各种信息数据等事宜。
（十三）其他注意事项：1.提前制定现场缴费应急预案，遇到现金缴费、刷卡机或学生收费系统故障等状况能快速处理，确保现场财务收费顺利进行。2.物品发放小组要加强管理，每个物品发放点至少要有一名老师在现场负责，并且务必一定要走系统，确保快速高效运行，后勤处要提前多次试行。3.提前报到新生的接待和安置工作，由招生处接待并联系后勤处黄开坪分配宿舍后联系学生工作与发展部安排入住，各学院配合学生工作与发展部做好提前报到学生的关怀和帮助。
注：所有迎新人员以及学生志愿者餐食由学校提供餐票前往食堂就餐。
附件：1.图书馆一楼报到大厅示意图
2.关于新生报到期间教职工车辆停放的通知
3.泉州海洋职业学院停车位分布图
4.校内现有车辆停车位明细表
泉州海洋职业学院
2023年8月27日
